Imprimir, uno de los puntos más importantes de cualquier oficina

Toda oficina que se tercie cuenta con una serie de zonas clave o incluso comunes donde se da solución a necesidades básicas que configuran el que hacer diario en un despacho. Muchas veces una de estas zonas incluyen la una para la impresión de documentos otras veces directamente en cada mesa de despacho nos podemos encontrar una impresora. 

A pesar de los avances tecnológicos a día de hoy una oficina en la que no exista el papel todavía es una utopía, razón por la que las impresiones se siguen produciendo jornada a jornada para garantizar la seguridad del trabajo.

Y es que, independientemente del tamaño de la empresa, es muy importante que nos aseguremos de no perder información importante o que pudieramos necesidad con posterioridad, es por ello que en muchos casos la seguridad de los documentos más importantes,   tanto en empresas grandes como en las más humildes, apuestan por la impresión de trabajos o documentos de interés,  que posteriormente son guardados en un espacio con las garantías y seguridad oportunas para cada caso.

De hecho, son muchos los que sostienen que el formato digital aún genera desconfianza, una cuestión comprensible dadas las amenazas con las que día a día nos despertamos en materia de vulneración de la información online así como en nuestros derechos a la protección de datos y documentos.

Estos motivos nos llevan a constatar que la impresión en papel de documentos que contienen información importante es una vía para garantizar su seguridad. Aunque no es la única función que tiene la impresión de documentos en papel, de hecho, para la mayoría de los profesionales es más cómodo trabajar con documentos impresos.

En este sentido, conviene subrayar que en las últimas tres décadas la cantidad de contenidos impresos ha aumentado un 50 por ciento, una tendencia que deja patente por qué la impresión es uno de los aspectos fundamentales de toda la oficina y, en consecuencia, una inversión de calado.

Impresora láser o de tinta.

Debido a ello, es interesante optar por una impresora adecuada, en función de los trabajos que deseemos llevar a cabo, y conocer cuáles son los rasgos que diferencian a los dispositivos láser de los de tinta. Sabiendo sus cualidades, podremos establecer una compra adecuada aunque también tenemos que tener presentes otros aspectos, como el cuidado de la misma.

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Sólo así nuestra impresora nos garantizará un trabajo de calidad a la vez que amortizamos nuestra inversión y garantizamos la seguridad de nuestros documentos.

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La necesidad de imprimir a color.

La impresora es un elemento imprescindible en toda oficina. De hecho, son muchas organizaciones las que cuentan con impresoras multifunción o láser, que les permiten realizar un número elevado de impresiones en poco tiempo a coste muy competitivo. En esta línea, conviene saber que, paralelamente, la introducción del color en la impresora en estos entornos es un hecho cada vez más relevante.

Esta tendencia hace que los responsables del mantenimiento y costes de la oficina se preocupen por el control del uso de las impresoras en color. A la bajada del precio generalizado de estos dispositivos se le ha sumado la alta calidad y velocidad de los trabajos finales, por lo que conviene analizar cómo podemos imprimir a color en la oficina de la manera más eficaz posible.

No hay que olvidar que otro motivo por el que la impresión en color es cada vez más demandada y utilizada en el ámbito de la oficina es precisamente por el impacto que puede tener en su cartera de clientes. Así, en una coyuntura de crisis como la que nos encontramos, lo más adecuado es tener a los clientes lo más satisfechos posible, motivo por el que contar con una impresora a color se vuelve (casi) una necesidad.

De hecho, como sostienen desde Canon, “un informe o una propuesta bien impresa y presentada pueden generar un mayor impacto cuando una empresa intenta ganar un contrato o cuando quiere ofrecer una imagen consistente a sus clientes, aumentando la retención de una marca de hasta 70%, puede aumentar la lectura hasta en un 80%”.

Pero, ¿cómo acertar con el dispositivo? Y lo que es más importante, ¿cómo utilizarlo de manera eficiente? Para los gestores de la oficina no se trata de permitir un uso indiscriminado de esta, sino que se debe optar por impresoras de color inteligente, que permitan contabilizar y monitorizar la producción e impresiones que se llevan a cabo.

En una palabra: estrategia. La palabra control es clave en este sentido, por lo que se debe incluir en la oficina un programa de estrategia de color, que permita a cualquier organización obtener el máximo rendimiento, asegurándose un correcto retorno de la inversión sin perder calidad en los documentos que imprima.

Así, es recomendable instalar un hardware y un software adecuado a las necesidades de cada departamento de la oficina. De igual manera, es importante constatar que los empleados y trabajadores están correctamente formados en esta línea. Para ello, se hace vital contar con un proceso de información a la plantilla sobre las bases de un correcto uso de la impresora. Por último, se debe predicar con el ejemplo y desde la gestión y mantenimiento de la empresa hay que evitar el gasto excesivo de tinta a color.

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Autor: Angel Garcia Garrido

Me dedico a la venta de impresoras, cartuchos de tinta y tóner en A4toner desde el 2009. Por suerte toco todos los días impresoras, para probar la calidad de nuestros cartuchos y para hacer análisis o review nuevos con los que ayudar a elegir la mejores impresoras a nuestros clientes . Con formación técnica y devoción ya que me encanta la impresión La impresora a día de hoy es la herramienta mas importante de difusión libre de ideas y conocimiento, (el internet no es privado, por lo que no es libre), poder imprimir documentos con una impresora, como lo que hacían los chinos en el siglo XI A.C. con la porcelana, lo romanos con la arcilla o Gutenberg con la imprenta se convierte en algo casi Mágico a la vez que muy barato y accesible a cualquier persona.

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