¿Qué tipo de impresora es la mejor para una oficina?

La selección de las impresoras con las que contar en la oficina siempre trae más de un quebradero de cabeza. Ello se debe a que esta compra dependerá de cuál sea el uso, funciones y presupuestos con los que se cuente para llevar a cabo esta adquisición, motivos por los que sus responsables se decantarán un tipo de aparato u otro.

¿Qué tipo de impresora se necesita para una pyme?

Las empresas deben ser muy cuidadosas a la hora de llevar a cabo la compra de las impresoras que se vayan a utilizar en una oficina. Si en un tiempo la frontera entre impresoras de inyección de tinta e impresoras láser se encontraba muy definida y las organizaciones sabían cuándo inclinarse por cada tipo, hoy en día no lo tienen tan claro.

Ello se debe a que los dispositivos de impresión han evolucionado mucho en los últimos años, redefiniendo los usos que deben hacer de ellos las organizaciones. Y es que cada empresa debe atender a dos criterios fundamentales: el tamaño de la organización y los usos de la impresora.

nobody-314697_640-300x225En lo que respecta al primer indicador, el tamaño de la empresa determina el número de personas que utilizan cada aparato de impresión, a partir del cual se puede calcular el volumen necesario de documentos que se deben imprimir en tal organización y actividad profesional.

A partir de ellos se puede optar por una impresora láser o una de inyección de tinta. Sin embargo, el segundo indicador muestra que no siempre el volumen que se imprima será coincidente con un tipo de dispositivo u otro. Nos explicamos: en ocasiones las empresas necesitan imprimir documentos de calidad y no siempre las impresoras láser responden a esta necesidad.

 

Ventajas impresora de inyección de tinta

En este sentido, las impresoras de inyección de tinta cuentan con una serie de ventajas que las hacen únicas, singulares y, también, imprescindibles, para las empresas. Dentro de estas características destacan la impresión de buenas fotos y documentos con imágenes así como el coste de las impresoras y sus consumibles (más baratos que las impresoras láser).

Del mismo modo, las impresoras a inyección de tinta permiten al usuario imprimir muchos tipos de papel, necesitan mucho menos tiempo de calentamiento para iniciar los procesos de impresión y cuentan con la existencia de cartuchos compatibles, de carácter reciclado, más económicos, y fácilmente utilizables para la mayoría de las marcas.

Por el contrario, estas impresoras conllevan una serie de hándicaps, a veces la tinta pueda resultar cara, a pesar de que los cartuchos sean más baratos, duran menos y por tanto, resultan menos fáciles de asumir para aquellas empresas que imprimen pocas cantidades de documentos.

Es por ello que si se trata de una pyme de no muchos trabajadores (hasta 15 por poner un número límite) es posible encontrar buenos equipos de impresión a inyección de tinta que le permitan realizar impresiones de calidad sin perder con ello la posibilidad de ahorrar pues hoy en día estas empresas pueden encontrar impresiones de inyección de tinta que les permiten imprimir hasta 4.000 copias al mes.

Y todo a un coste mucho menor que el de una impresora láser. De hecho, con este tipo de impresoras, que ofrecen varias marcas, se puede conseguir reducir a la mitad los costes de impresión frente a una impresora láser. Eso sí: sin que ello suponga perder en calidad ni sacrificar este objetivo por el ahorro.

De igual modo, las impresoras a inyección de tinta pueden ahorrar hasta un 50% en coste por página en color profesional impresa, lo que supone un ahorro paralelo del 50% en energía y, a su vez, un ahorro en consumibles, como los cartuchos de tinta. Ello se debe a la posibilidad que incluyen algunos modelos de imprimir a doble cara automáticamente, de modo que así reducen el desperdicio.

Asimismo, la tinta de inyección está hecha a base de agua, por lo que los impresos son susceptibles de dañarse si les cae agua. Por último, otro límite de este tipo de impresoras es la cantidad de limpieza regular que necesitan, proceso que les obliga a perder bastante tinta.

Ventajas impresora láser

Por su parte, las impresoras láser se definen por su alta velocidad de impresión, una cualidad importante para aquellas organizaciones que vayan a imprimir un gran volumen de documentos diario, así como por su mayor calidad de impresión en blanco y negro.

Otro de los rasgos positivos de este tipo de productos es el precio, pues a pesar de que los cartuchos de tóner resulten mucho más caros que los de inyección de tinta, estos tienen capacidad para imprimir muchos más documentos a la vez que no desperdician tinta. Asimismo, en los últimos tiempos han proliferado toners compatibles que permiten suavizar el presupuesto de cualquier empresa.

Sin embargo, las impresoras láser también presentan problemas, entre ellos que tardan más tiempo en calentarse para imprimir, que el coste de los cartuchos de tóner es más elevado y, por supuesto, que no son unos aparatos 100% recomendables para aquellas empresas que deseen imprimir imágenes en alta calidad, pues en estos casos las impresoras de inyección de tinta son las más recomendadas.

Impresoras JetIntelligence, mayor ahorro, menor coste.

La tecnología JetIntelligence nos ofrece cinto puntos interesantes a tener en cuenta para una empresa.

  • Tóner ColorSphere3, es una manera nueva de fabricar los tóners reduciendo los puntos de fusión y mejorando la calidad.
  • Maximizador de páginas, básicamente un optimizador de tinta, automático.
  • Tóner de alta precision, mejora la calidad de imagen.
  • Tecnología de detección de impresión, adaptación automática a los usos y costumbres de impresión de la empresa.
  • Retirador automático del sello del tóner, ya no será necesario que arranquemos nosotros el plástico de inicio.

En este sentido, es bueno tener en cuenta la oferta que existe en el mercado, siendo la propuesta de HP, a través de su familia de impresoras LaserJet, una opción interesante a formular en el ámbito interno de estas organizaciones.

Esta marca ha lanzado, en primer lugar, la serie de impresoras a color, LaserJet Pro M252. En concreto, se trata de impresoras de tamaño compacto, equipadas con los cartuchos de tecnología JetIntelligence. Son impresoras destinadas a oficina compuestas por grupos de empleados formados por hasta cinco usuarios, los cuales imprimen entre 250 y 2.500 páginas mensuales.

Entre sus puntos fuertes destacan las opciones de impresión móvil que incorporan, así como las aplicaciones de negocio y funcionalidades de seguridad y de gestión. Asimismo, cuenta con novedosas funcionalidades, como su pantalla táctil a color de 7,6 centímetros, que puede inclinarse para facilitar la visualización de su contenidos, una bandeja de salida de 100 hojas.

De la misma manera, cuenta con un puerto USB de fácil acceso, el cual sirve para imprimir sin necesidad de contar con un ordenador. La misma función, pero adaptada a la conectividad, es la que cubre el servicio wifi direct, el cual está destinado especialmente a la impresión desde teléfonos móviles. Por último, también cuenta con tapa frontal para acceder a los cartuchos originales de la compañía.

En paralelo, la marca también ha desarrollado la serie de impresoras a color LaserJet Enterprise. Estos son equipos de entre cinco y 15 usuarios. Los mismos deberán imprimir entre 2.000 y 6.000 páginas al mes así como contar con una necesidad de impresión a color.¿Cuáles son las claves de las empresas para imprimir?

Es por ello que esta gama de impresoras mejoran la productividad de estas impresiones, gracias a su impresión a doble cara, un papel de control intuitivo y cartuchos color de alta capacidad. Además, permiten una actualización sencilla y una gestión central, lo que genera un ahorro de tiempo y dinero a las empresas que utilicen esta tecnología.

En lo que respecta a las funcionalidades que presentan estos equipos destacan su panel de control cuya pantalla a color de 10,9 centímetros se inclina para facilitar la visualización. Asimismo, también llevan incorporado un bolsillo de integración de hardware y puerto USB.

Tecnología adaptada a los tóners

Todos estos equipos funcionan con tecnología JetIntelligence, la cual está diseñada para conseguir que la impresora funcione más deprisa e imprima hasta un 33% más de páginas.

Esta tecnología de maximización de páginas ayuda a las impresoras a trabajar con cartuchos de toner, para que detecten de forma inteligente el desgaste del sistema de cartuchos y ofrezcan mayor rendimiento y un mayor número de páginas. Este toner ha introducido cambios y en la actualidad ofrece un mayor rendimiento de páginas y una calidad excepcional de la primera a la última impresión siendo compatible con la política de flotas, de modo que permite a los clientes gestionar todas sus impresoras con confianza.

Necesitas rapidez : ¿Cuál es la impresora más rápida para una empresa?

Healthcare and medicine or computer antivirus protection and repair maintenance service concept: macro view of blue stethoscope on business office laptop notebook keyboard with selective focus effect

Una de las características que definen el trabajo de una empresa es la velocidad: rapidez por tener una idea, alta velocidad para terminar un pedido y, por supuesto, instantaneidad a la hora de imprimir los documentos que facilitan el día a día en el ámbito interno de la organización.

Es por ello que las pymes y grandes empresas deben mirar muy detenidamente el modelo de impresora que comprar si este criterio le resulta clave. En este sentido, una de las soluciones más competitiva actualmente en el mercado es la línea de impresoras de HP: Officejet Pro X.

¿El motivo? Muy sencillo: estos aparatos pueden llegar a imprimir hasta 55 páginas por minuto, además de contar con soporte para conectividad wifi o una pantalla táctil de 4,3 pulgadas para ejecutar cualquiera de las aplicaciones móviles con las que cuenten sus usuarios.Healthcare and medicine or computer antivirus protection and repair maintenance service concept: macro view of blue stethoscope on business office laptop notebook keyboard with selective focus effect

Equipos fiables, diseñados específicamente para ser la mejor opción de inyección de tinta en la empresa, estos modelos de impresora se destacan del resto por su velocidad y calidad. A la altura de las mejores impresoras láser del momento y a un coste que supone hasta la mitad de ahorro por página.

Del mismo modo, esta línea de impresoras de HP cuenta con la tecnología que utilizan los equipos destinados a su alta gama de modelos. Así, cuenta con un único cabezal, configurado por un conjunto de 40.000 pequeños inyectores, encargados de trasladar cuatro colores de tinta pigmentadas del fabricante original a una hoja de papel en movimiento.

Finalmente, las impresoras de la serie logran la máxima fiabilidad debido a que el papel se mueve, pero el cabezal de impresión, a la vez que resultan ser muy silenciosas y no descuidan la velocidad de impresión. Así, consiguen alcanzar el doble de velocidad y hasta la mitad del coste de impresión modelos equivalentes en impresoras láser en color.

Necesitas  grandes impresiones : ¿Una impresora multifunción A3 para la oficina?

Las empresas que tienen una excesiva carga de trabajo tienen en las impresoras unas aliadas perfectas para aliviar este problema. Sin embargo, dado la oferta significativa que existe en la actualidad de estos productos, las organizaciones se tienen que plantear seriamente analizar cada uno de estos soportes y optar por el que más les convenga.

Uno de los que más furor está causando entre las pymes y grandes empresas es el equipo multifunción que acaba de lanzar Samsung. Denominado MultiXpress 7, se trata de una impresora focalizada para aliviar el trabajo de las empresas con sobrecarga de impresión de documentos. En concreto, permite a estas organizaciones realizar impresiones de hasta sesenta páginas por minuto en color formato a4.

De igual modo, y más innovador, es su potencial para imprimir páginas en formato A3: 31 documentos por minuto. De hecho, este modelo lleva el ciclo de la impresión mensual a más de 300.000 páginas. Una novedad que lleva incorporada otro elemento destacado, como es su pantalla táctil de 10.1 pulgadas, cual iPad se refiera, aunque en este caso el sistema operativo incorporado es Android.

Con respecto a este último detalle, la plataforma facilita al usuario el uso de las distintas opciones con las que cuenta el equipo. Sin embargo, su principal atractivo está en la velocidad de impresión así como en los distintos formatos que permite utilizar a los usuarios. En el caso de los documentos de mayo formato esta impresión es de página por cada dos segundos. Una velocidad que se multiplica para aquellos que deseen imprimir en tamaño folio.

Una velocidad que se hace extensible a la hora de llevar a cabo el calentamiento del equipo, con 18 segundos para encender la impresora y 12 para dejarla en suspenso. En paralelo, la impresora cuenta con un procesador dual y disco duro de 340 GB. Un torrente de energía que se traslada al escáner del equipo, que permite llegar a digitalizar 120 documentos por minuto a una sola cara u hasta 240 documentos a doble cara.

Para los más perfeccionistas, la impresora cuenta con varias funciones adicionales, como grapadora automática con capacidad para hasta 60 hojas de papel o un folleto de 80 páginas. También es atractiva por el tóner empleado, que cuenta con una alta capacidad y permite ahorrar. En concreto, este permite llegar a las 30.000 páginas en color y mejorar un 50% este resultado cuando se trata de impresiones en blanco y negro. Toda una joya que las empresas sabrán utilizar.

Necesitas ahorrar : Formas poco conocidas de ahorrar tóner en la oficina

Imprimir en la oficina es una actividad necesaria, pero no siempre conlleva un coste. Por eso, es importante tener en cuenta aquellas formas en las que podemos ahorrar el tóner de nuestra impresora láser, al margen de los consejos de ahorro reiterativos como la definición de la impresión, la tipografía o el tamaño de esta.

 

copier-42612_640-233x300Vamos a abordar alternativas poco conocidas para ahorrar tóner pues en lo que respecta a la actividad cotidiana de un entorno laboral la impresión de documentos debe realizarse en la gran parte de los casos en alta resolución y calidad.

En primer lugar, apostamos por el mantenimiento del flujo constante de electricidad en la impresora. Ello se debe a la necesidad de estos aparatos de contar con una corriente eléctrica estable ya que si se desconectan es muy posible que al volver a encenderlas entren en un nuevo ciclo de limpieza, lo que supondrá tanto un coste energía como un despilfarro de tóner injustificado.

En esta misma línea, y como segundo consejo, es bueno encender y apagar la impresora de manera manual. De hecho, el ahorro de energía se produce cuando la impresora se utiliza únicamente cuando se necesita, de modo que se evita que el tóner se inutilice. Para ello, lo mejor es optar por utilizar el botón manual de encender y apagar y poner en posición de estacionamiento la tinta. Así se protegerá durante mucho más tiempo.

Asimismo, en el caso concreto de las impresoras láser, es aconsejable sacudir el cartucho de tóner para extender su vida útil y poder utilizar hasta la última partícula. Sin embargo, en este sentido hay que señalar que no se debe manipular el tóner de una manera que no esté explicada por el fabricante o distribuidor. Más que nada por las incidencias que pueden tener en los usuarios.

Por último, es destacable que se debe optar por un uso máximo del tóner de la impresora en la oficina. Así, a pesar de que este dispositivo indique que está próximo a finalizarse probablemente en su interior todavía haya entre un 10% y un 30% de vida. Por eso, nada mejor para ahorrar tóner que precisamente utilizarlo, hasta que las impresiones fallen. De igual modo, hay que ser previsor y tener el recambio de tóner asegurado.

Seis pasos básicos para escoger la impresora adecuada para tu oficina

Cada oficina tiene unas necesidades, que se trasladan al ámbito de la impresión de documentos. Por ello, es importante proveerse de aquellos dispositivos que más nos convengan en lo que respecta al uso y utilidades que vamos a hacer de ellos. A continuación analizamos los seis pasos que todo el mundo debería tener claro antes de escoger una impresora para su oficina.

  1. En primer lugar, se debe pensar en aquella impresora que corresponda con la actividad y volumen de la misma que se va a llevar a cabo. Si este último componente es alto y se van a imprimir principalmente textos, las impresoras láser monocromáticas son las más adecuadas. Si la cantidad de trabajos es menor, lo más adecuado es decantarse por la inyección de tinta y si lo que se necesita es imprimir documentos a color y en abundancia, se deberá decantar por la impresión láser a color.
  2. past-108071_1280 (2)En paralelo, es fundamental que antes de adquirir una impresora se haya comprobado la compatibilidad con los sistemas operativos, tanto Windows, como Mac y Linux. Para ello, hay que tener presentes varios criterios, como la funcionalidad y los controladores de los que estos se valen.
  3. En tercer lugar, hay que fijarse en el uso del color que se va a llevar a cabo. Como antes decíamos, la mayoría de los negocios requieren de impresiones monocromáticas, necesidad de coste menor que en el caso de aquellos equipos de impresión a color. No obstante, siempre se pueden utilizar servicios externos que realicen impresiones ocasionales en color y no nos obligue a adquirir una impresora que incluya esta función si después no la vamos a utilizar.
  4. Como cuarto aspecto a tener en cuenta, es importante fijarse en el número de usuarios que van a hacer uso de la impresora en la oficina, pues de ello dependerá decantarse por los modelos láser y LED, que son los que dominan en estos entornos, o por una de inyección de tinta. Esta última opción es indicada para aquellas pequeñas y medianas empresas cuyo volumen de impresión no sea muy elevado.
  5. En quinto lugar se hace imprescindible preguntarse por elegir una impresora multifunción o una que solo imprima. Para ello, se debe equilibrar el volumen con la versatilidad y si en la oficina se cuenta ya con fax y escáner en red lo más adecuado es decantarse por una impresora de una única función.
  6. Finalmente, se deben estudiar y analizar los costos de cada modelo y su grado de confiabilidad. Para ello hay que tener en cuenta tanto la necesidad de una impresora a largo plazo como su consumo de tinta o toner.

En las empresas, como en la vida,  nada es blanco o negro pero esperamos que estos consejos os ayuden a elegir mejor.