¿Cómo conectar una impresora al Wifi para imprimir?

¿Cómo conectar una impresora al Wifi para imprimir?

El Wifi es un tipo de red inalámbrica muy útil que permite conectar distintos dispositivos al router sin necesidad de utilizar cables. Tanto en casa como en el trabajo, este tipo de redes suponen un avance a la hora de acceder a internet sin tener que disponer de una compleja infraestructura con tomas de acceso a internet, pudiendo conectar ordenadores, impresoras, teléfonos móviles, y cualquier otro dispositivo desde cualquier ubicación.

Conectar una impresora al Wifi es una de las tareas más comunes que se deben realizar en las empresas y en casa hoy en día, ya que, de esta manera, se podrá imprimir en dicha impresora desde cualquier dispositivo conectado a la red Wifi.

Poder imprimir a distancia aporta numerosas ventajas como optimizar los tiempos de trabajo, reducir los costes en instalaciones de red, facilitar el trabajo colaborativo o imprimir directamente desde el correo electrónico, entre otras.

Veamos distintas formas de conectar una impresora el Wifi para poder imprimir de forma remota desde cualquier dispositivo conectado a la red.

Si necesitas un artículo más completo, con detalles de como conectar la impresora a la red o por usb, pude que te interese este otro artículo: «Como conectar de forma segura tu impresora«

  • Un router que disponga de la opción WPS (que incluya un botón marcado con el nombre WPS).
  • Una red Wifi que disponga de contraseña (bajo los protocolos de seguridad WPA o WPA2).
  • Una impresora o equipo multifunción con compatibilidad con Wifi y WPS (si la impresora no es Wifi o no incluye la tecnología WPS no se podrá realizar la conexión por este método, como es obvio).

Veamos paso a paso cómo podemos conectar nuestra impresora al Wifi mediante WPS, sin tener que utilizar un ordenador o portátil durante este proceso.

Mantener pulsado el botón WPS de la impresora

El primer paso es acudir a la impresora, localizar el botón WPS, y mantenerlo pulsado durante unos segundos hasta que comience a parpadear.

Si la impresora carece de este botón, pero es compatible con la tecnología WPS, basta con ir a las opciones de configuración y activar el WPS. En ese momento, la impresora entra en un “modo de escucha«, esperando una conexión mediante WPS al router para poder comenzar el proceso de vinculación entre ambos dispositivos de hardware.

Mantener pulsado el botón WPS en el router

Con el WPS de la impresora en modo activo, hay que hacer el mismo proceso en el router, es decir, mantener pulsado durante unos segundos su botón WPS hasta que su luz comience a parpadear.

Las señales WPS de la impresora y el router se encontrarán y comenzarán el proceso de configuración de la comunicación entre ambos dispositivos.

impresora a la red Wifi con el botón WPS
Impresora a la red Wifi con el botón WPS

Esperar hasta dos minutos

Con los procesos anteriores, la tecnología WPS se encarga de conectar ambos dispositivos y realizar la configuración de acceso de manera automática. Este proceso puede durar hasta dos minutos, por lo que se debe ser paciente y esperar este tiempo antes de pensar que algo ha fallado.

Tras esperar este tiempo prudencial es momento de comprobar que la impresora está disponible en la red para lo cual se puede realizar una comprobación desde un ordenador personal o desde un dispositivo móvil (al realizar una búsqueda de impresoras de red, el equipo debe detectar la nueva impresora conectada a la red Wifi, permitiendo añadirla al equipo para instalarla y que esté disponible para realizar impresiones remotas).

Acceder a la impresora desde los dispositivos de red

Con la impresora ya conectada a la red Wifi ya se puede imprimir desde los distintos dispositivos conectados a la misma. Por ejemplo, desde un PC la impresora será detectada de forma automática y añadida a las opciones de impresión. Instalando el software de la impresora en el ordenador se tendrá acceso también a otras utilidades de impresión (como conocer el nivel de las tintas o el estado del tóner, por ejemplo).

Conectar la impresora a la red Wifi a través del ordenador

Otra forma de conectar una impresora o equipo multifunción a una red Wifi es utilizando la configuración de un ordenador personal o un portátil. Veamos cuáles son los pasos a seguir para realizar este tipo de configuración y poder imprimir en la impresora al conectarla a la red Wifi.

Ir al Panel de Control de Windows

Acceder al Panel de Control de Windows es el primer paso a realizar para poder llevar a cabo esta conexión de la impresora al Wifi. En Windows 10 y 11 no hay un acceso directo creado para acceder al Panel de Control, como sí sucedía en versiones anteriores de Windows, por lo que la forma más sencilla de entrar en dicho panel, es escribiendo su nombre en el cuadro de búsqueda de la barra de tareas. De esta manera, se mostrará el icono de acceso al Panel de Control y se podrán acceder a sus distintas utilidades.

Ver Dispositivos e Impresoras

Dentro de las opciones de Hardware del Panel de Control, hay que seleccionar el enlace para Ver dispositivos e impresoras. Accedemos a una pantalla donde se puede realizar una búsqueda de impresoras a través del botón Agregar una impresora.

Seleccionar el modelo de impresora

Tras escanear la red el PC, encontrará la impresora inalámbrica y la mostrará en pantalla, dando la opción de comenzar el proceso de instalación y configuración. Este proceso puede llevar unos minutos, pues el ordenador necesita instalar los drivers de la impresora para que pueda funcionar de forma correcta.

Verificar la instalación

Una vez concluido el proceso de instalación de la impresora, se mostrará una opción para imprimir una página de prueba. Se trata de un test ideal para confirmar que todo el proceso de instalación y configuración de la impresora se ha realizado de forma correcta.

Si la impresión de prueba falla se debe comenzar de nuevo el proceso por si algo ha fallado, aunque probablemente el problema puede deberse a una mala señal del Wifi. Por este motivo, es importante verificar que el equipo o dispositivo que se está conectando a la impresora Wifi debe tener una buena señal.

La propia impresora también debe situarse en un lugar donde la señal del Wifi llegue al máximo, así se podrá sacar su máximo rendimiento, minimizando los posibles errores de conexión.

Compartir impresora

Una vez la impresora esté bien configurada y funcionando en el ordenador, es posible compartirla para darle acceso a aquellos equipos que se conecten a la red por cable. Es una forma de ampliar aún más el alcance de la impresora Wifi en la red, dando acceso a todos los ordenadores conectados a la red, independientemente de si lo hacen de forma inalámbrica o por cable. La desventaja de esta opción es que, el equipo que comparte la impresora Wifi, siempre tiene que estar encendido para que los equipos sin acceso Wifi a la impresora puedan imprimir.

Para compartir la impresora solo hay que localizarla en las opciones de dispositivos e impresoras de Windows, y acceder a sus propiedades. En la pestaña compartir, se podrá activar esta opción y asignar un nombre personalizado a la impresora, para que el resto de equipos de la red puedan encontrarla y acceder a ella.

El proceso a realizar en los distintos equipos de la red para acceder a la impresora compartida es el mismo que para encontrar una impresora de red, mencionado al comienzo de este apartado 2.

Conectar un teléfono móvil o tablet al Wifi

Conectar dispositivos móviles a la impresora es un proceso sencillo una vez la impresora ya está conectada a esta red. Lo mejor es utilizar una app específica para facilitar todo el proceso y tener acceso a la impresora desde un smartphone o una tablet.

Las distintas marcas de impresora cuentan con apps móviles propias que se pueden descargar, instalar, y usar desde tablets y móviles para acceder a las impresoras Wifi. Normalmente, estas aplicaciones necesitan de un pin de acceso a la impresora que se suele encontrar en la etiqueta de las mismas (como es el caso de los modelos de impresora de la marca HP, por ejemplo).

Conectar un teléfono móvil o tablet al Wifi
Conectar un teléfono móvil o tablet al Wifi

Hemos visto diversas formas de instalar o conectar una impresora al Wifi para tener accesos a impresión desde cualquier dispositivo de la red. Gracias a la tecnología WPS todo el proceso es muy rápido y sencillo, sin la necesidad de disponer de conocimientos informáticos o de red avanzados, o tener que emplear un PC para realizar esta tarea de conexión y configuración.

En configuraciones más completas y avanzadas, se puede compartir una impresora Wifi desde un ordenador personal, para así ofrecer acceso a esa impresora inalámbrica a todos los equipos que se conectan a la red a través de cable.

El avance de las tecnologías de red y de impresión ofrece modelos de impresoras Wifi que tienen un gran alcance y rendimiento, por lo que apostar por este tipo de modelos de impresoras es una opción muy interesante y eficiente para disponer de una impresora de red a la que tengan acceso todos los dispositivos de casa o del trabajo.