Qué hay que tener en cuenta antes de comprar una destructora de documentos.

Destructoras de papel.

Cuando hablamos de destruir documentos todos hemos pensado alguna vez en alguien deshaciéndose de documentación comprometida: ya sea el típico defraudador quemando papeles en la chimenea de su casa de manera completamente absurda (¿realmente crees que esos mamotretos de 900 hojas se van a quemar en segundos como por arte de magia?) o un espía lanzando documentos secretos al mar antes de morir trágicamente. Eso está muy bien para las películas, pero el mundo actual no es tan melodramático. Es hora de irse olvidando de las fantasías de Hollywood.

En primer lugar, esas formas de eliminar documentos son muy poco efectivas, por no hablar de contaminantes. ¡Hay que ser un poco ecológicos! Además, hoy día la gente por lo general no destruye documentos con información comprometida de sí mismos, sino de otros: la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) obliga por ley a las empresas a deshacerse de manera segura de toda aquella documentación sensible de terceros e incumplir esta ley puede conllevar sanciones de hasta 600 000 euros. No es ninguna broma.

Por último, no hace falta ni tan siquiera ser una empresa para querer destruir documentos. Mucha gente posee en su casa una pequeña destructora de documentos de uso individual para poder eliminar de manera fiable recibos del banco, claves apuntadas o cualquier otro tipo de información que no se desea que llegue de forma “visible” al contenedor de basura.

Por tanto, si queremos eliminar de manera efectiva y limpia documentos, utilizaremos las destructoras de papel específicamente diseñadas para ello. Por supuesto existen multitud de destructoras de documentos, cada una construida para un uso concreto, por lo que deberemos tener en cuenta una serie de parámetros antes de elegir la máquina más adecuada para nosotros.

Lo más importante: uso de la máquina y capacidad destructora

Lo primero que debemos plantearnos es el uso que se le va a dar a la destructora. ¿Se va a utilizar ocasionalmente o de manera más o menos continua? ¿Va a ser para uso personal o podrán acceder a ella varias personas en un entorno de oficina? ¿De cuánto espacio disponemos para colocarla?

Esta es sin duda la característica más importante, ya que dependiendo del uso que se le vaya a dar necesitaremos una máquina relativamente discreta o una destructora profesional con capacidad de tratar varios miles de páginas al día. Por lo general las máquinas más modestas disponen de un número limitado de hojas a tratar al día y una sobreutilización puede acabar con ellas en un plazo de varios días. Distinguiremos pues varios usos principales.

  1. Las destructoras diseñadas para un uso esporádico son las más pequeñas y baratas del mercado, y evidentemente también las que menor capacidad destructora poseen (unas 100 páginas al día como máximo). Son ideales para un usuario doméstico que quiere deshacerse de vez en cuando de documentos personales tales como facturas, albaranes o fotocopias de documentos oficiales. Suelen disponer de periodos cortos de uso (entre tres y diez minutos) antes de tener que realizar una parada frente al sobrecalentamiento. Por lo general también requieren de una alimentación manual de manera continua.
  2. A continuación tenemos las destructoras diseñadas para un uso moderado. Son más adecuadas para tiendas y establecimientos o pequeñas oficinas, ya que permiten destruir una mayor cantidad de páginas al día (unas 200) en ciclos de tiempo mayores.
  3. Las diseñadas para un uso frecuente son las más comunes en empresas. Tienen un coste superior y un mayor volumen a cambio de poder destruir una gran cantidad de documentos en ciclos de tiempo mayores y a una mayor velocidad. Admiten un número superior de páginas al día (entre 800 y 1000) y disponen de sistemas para evitar el sobrecalentamiento. Sin duda la mejor elección para una empresa, excepto en aquellos casos en los que se esté manejando información confidencial de manera continuada.

Y precisamente para estos casos tenemos el último grupo: las destructoras diseñadas para un uso continuo. Técnicamente son las mejor preparadas, las más rápidas y absolutamente incansables. Por supuesto, también son las más caras y voluminosas.

El nivel de seguridad de los documentos

Nuestro siguiente caballo de batalla será el nivel de destrucción que queramos que posea la máquina en cuestión, y esto se encuentra íntimamente ligado a cómo de sensible sea la documentación a destruir. No es lo mismo unas facturas personales del banco, que información del mismo banco acerca las cuentas de sus clientes o documentos que puedan afectar a la propia seguridad del banco.

En el primer caso dudamos que nadie se ponga a unir con celo los trozos en los que se ha destruido el documento, con lo que una destrucción básica en tiras será más que suficiente. En el segundo caso puede que alguien sí se quiera tomar la molestia en unir los trozos para obtener la información, por lo que el grado de destrucción habrá de ser mayor. En el último querremos asegurarnos de que el papel básicamente sea pulverizado para asegurarnos de que ni una sola letra pueda ser identificada.

Para ello disponemos de una serie de niveles de destrucción, que evidentemente dependerán de la máquina elegida. Solo las destructoras más profesionales son capaces de realizar los niveles de destrucción más intensos. En cualquier caso, disponemos de destrucción en tiras —el nivel más bajo de seguridad— y en partículas de diverso tamaño, a saber:

  • Nivel de seguridad moderado (unas 300 partículas)
  • Nivel de seguridad elevado (unas 450 partículas)
  • Microcorte (unas 2000 partículas)
  • Micropartículas (unas 6000 partículas)
  • Nivel máximo de seguridad (unas 15 000 partículas)

Dependiendo de nuestras necesidades elegiremos una u otra opción. Los niveles más elevados no tienen mucho sentido excepto para los documentos más confidenciales y sensibles (información que pueda afectar al país o la empresa más allá de la simple multa) y consumen mucho más tiempo de ejecución, pero tienen una ventaja añadida: los documentos destruidos de esta manera ocuparán mucho menos espacio, por lo que se podrán introducir más hojas antes de necesitar vaciar el contenedor de deshechos. Para cumplir con la LOPD con un nivel de seguridad entre moderado y microcorte debería bastar, aunque por supuesto siempre se pueden utilizar niveles superiores.

Otras características de la destructora

Los atributos anteriores son sin duda alguna los más importantes. Sin embargo existen una serie de utilidades o características que nos puedes hacer la vida más sencilla a la hora de destruir documentos.

En general querremos saber en todo momento el estado de nuestras destructoras, por lo que no estarán de más cualquier tipo de elementos que nos ayuden a saber su condición: sensores de sobrecalentamiento o de llenado son particularmente útiles y vienen de serie en cualquier máquina mínimamente profesional. Las funciones internas de seguridad como las paradas de emergencia ante atascos o los autoengrasados son también tremendamente útiles. Algunas máquinas disponen de sistemas antiatascos que se adelantan a los mismos, logrando de esta manera evitar paradas de emergencia en la mayor parte de los casos.

¿Tienes aprecio a tus manos? Entonces a buen seguro que agradecerás que la destructora posea alguna clase de sensor de seguridad que detecte cuando las mismas se encuentran cerca de la entrada de papel. Afortunadamente hoy día la mayor parte de estas máquinas tienen integrados de serie sistemas de seguridad para evitar una manicura involuntaria. Y si además de destruir papel quieres poder deshacerte de otros elementos como tarjetas de crédito o CD estás de enhorabuena ya que existen destructoras que también son capaces de encargarse de estos elementos. Y la mayor parte podrán tratar sin problemas también las grapas o clips con los que están unidos tus documentos, de tal manera que no tengas que perder tiempo separando las hojas previamente.

Ahora que ya sabes las diversas características y usos que pueden tener las destructoras de documentos estamos seguros que podrás elegir la que mejor se adapte a tus necesidades sin ningún problema. ¡Y no dudes en preguntarnos si tienes cualquier clase de duda!