Hacer limpieza en Gmail con los operadores de búsqueda avanzada

Limpieza-correoNo todo el mundo conoce que son los operadores de búsqueda avanzada con los que en Gmail podemos buscar ciertos mensajes.

Son comandos especiales con los que podemos filtrar los resultados para localizar un mensaje concreto de forma más rápida y precisa. Por ejemplo, poniendo from: y a continuación el nombre de un contacto, puedes ver todos los mensajes que te ha enviado esa persona.

Seguro que no te has parado a pensar que esos operadores pueden servir para algo más que para búsquedas. De hecho, en la sección de Búsqueda avanzada de la Ayuda de Gmail ya comentan que se pueden usar para crear filtros. Una de las grandes utilidades que tiene es hacer limpieza de tus mensajes antiguos.

En gran parte de los casos los 15 GB de espacio de almacenamiento en Gmail son suficientes, pero seguro que en los años que llevas utilizándolo, lo más seguro es que tengas muchos mensajes de hace unos cuantos años, que no sirvan para nada y que lo único que hacen es ocupar espacio.

buscar-adjuntos-gmailPues vamos a ver como hacer limpieza de nuestros mensajes de antaño, aquí tenéis una lista de ciertos operadores de búsqueda avanzada en Gmail que podemos utilizar herramienta de limpieza.

 

Mediante estos operadores podrás localizar los mensajes que ya no necesitas, los más antiguos y los más utilizan más memoria. Todos estos los podremos eliminar y recuperara gran parte del espacio de Gmail que dábamos por perdido.

Limpiar según tipo de mensaje.

En Gmail  tenemos varias formas de organizar o categorizar los mensajes de correo electrónico. Se puede hacer por etiquetas, o marcarlos con estrellas de diferentes colores para adjuntar todo lo que habla de un tema. Desde hace menos, pero ya algunos años, Gmail permite organizar la bandeja de entrada con diversas pestañas para que se organice automáticamente tus mensajes, newsletters, notificaciones, redes sociales, avisos…

gmail-2Hay comandos de búsqueda que te permiten buscar todos estos mails ya categorizados y eliminarlos todos de golpe. Pon que tienes todos los mails de un tema antiguo, que ya no te interesa marcados con una estrella de un color determinado, estos mails que ya no necesitas es una buena idea borrarlos así que por ejemplo si la estrella es roja, tienes que poner has:red-star y los verás todos en los resultados de búsqueda. Evidentemente cambiando el color en inglés encontraras los otros colores, has:blue-star,has:yellow-star y así todos los colores.

Si lo que queremos es encontrar los emails con una etiqueta determinada lo que tenemos que usar es el “label:” seguido del nombre de la etiqueta. Por ejemplo si teníamos etiquetado algo con el nombre de “despachonuevo” para localizarlo deberíamos poner label:despachonuevo esto te proporcionará la manera de borrar todas las cadenas de mensajes relacionadas con este tema que hubieras tenido.

Una de las opciones más potentes es la de utilizar el operador de búsqueda de Gmail que te permite interactuar con las categorías de la bandeja de entrada. Si nunca hiciste limpieza de los mensajes de las redes sociales que existe un operador para buscar directamente este tipo de mensajes enviados desde las redes sociales, category:social este permite localizarlos en un clic y darnos la oportunidad de borrarlos todos de una vez.  Es lo mismo para cualquier otra pestaña que tengas activa en tu bandeja de entrada.

 Los mails más antiguos.

Todo el mundo queremos guardar mails de recuerdo, interesantes o importantes, pero en gran parte la mayor parte de correos de hace años siguen en la bandeja de entrada porque en su día no se borraron.

También tenemos un operador que nos ayudará a solucionar este problema. En este caso se puede hacer de dos maneras distintas.

La primera, utilizando una fecha determinada y alguno de estos operadores after:, before:, older: onewer:. Por ejemplo, before:2012/05/04 aparecerán todos los mensajes de antes de esta fecha. Utiliza siempre la manera de nombrar los días americanos (año/mes/día).

La segunda manera es utilizando los operadores older than: y newer than: en combinación con una cantidad concreta de días (d), meses (m) o años (y). Ejemplo, older_than:2y aparecerán los mensajes de hace más de dos años.

Eliminar los emails de más peso.

Untitled design (31)La gran recuperación de memoria vienen cuando eliminamos los mails que nos ocupan más peso de memoria.

En este caso también tenemos dos operadores de gmail que nos ayudan a esta tarea. El primero es el has:attachment, este te localizará todos los mails que tengan un fichero adjunto.

La segunda manera es hacerlo de una forma más precisa y buscar los mails con adjuntos de un peso concreto, larger: y smaller:, con los que podremos buscar rápidamente los mensajes que más espacio nos ocupan. En este caso tienes que utilizarlo en combinación con la K para miles de bytes, y la M para millones de bytes. Por ejemplo para buscar los mails con ficheros adjuntos superiores a 15 MB pondríamos larger:15M 

Con estos operadores que os hemos expuesto aquí podéis dejar vuestra bandeja de entrada perfecta para aguantar un puñado más de años hasta tener que volver a hacer limpieza.