Reducir gastos en la oficina

 Reducción de gastos. Esa es una frase que suele escucharse muy a menudo en los entornos empresariales. En las oficinas existen muchísimos gastos, y aunque algunos no lo crean, el salario de los empleados no es el mayor responsable de los gastos de una empresa. Si bien es cierto que la medida más popular en estos casos es el recorte de personal, debes saber que existen soluciones menos drásticas, y más gratificantes.

Hay numerosas opciones para reducir gastos de forma eficaz, sin tener que llegar a despedir parte del personal de la empresa. Entre los recursos materiales y la energía es mucho el dinero que se malbarata. Por ello es importante llevar un control sobre los gastos generales de la empresa para poder aprovechar cada uno de los recursos disponibles al máximo.

reducir-gastosA continuación nombramos algunos de los recursos que generan más gastos en una oficina o local, y qué acciones puedes tomar para ahorrar en cada uno de ellos.

Papelería

En el mundo de las editoriales y del periodismo se habla frecuentemente de la muerte del papel. Esto se dice sobre todo por el rol que ha tomado la tecnología en esta era moderna. Sin embargo, para quienes trabajan en oficinas saben que la muerte del papel realmente está muy lejos. Cada día pueden llegar a usarse toneladas y toneladas de papel en todas las oficinas del mundo.

Sin embargo, este es uno de los principales puntos a cuidar si lo que se busca es reducir costes. Aunque el papel tiene un rol fundamental en el mundo empresarial y siempre será necesario, es fundamental reducir su consumo. El gasto de papel en las oficinas es muy elevado. Por ello es importante aplicar medidas respecto al uso de este.

Una recomendación es tratar de utilizar papel nuevo solamente cuando sea estrictamente necesario. Hoy día es común imprimir por ambas caras, así como aprovechar hojas sucias o que no han sido utilizadas por completo, para reutilizarlas.

A parte de reutilizar será bueno buscar un papel de calidad a buen precio. Decimos papel de calidad, puesto que en muchas oficinas se utilizan impresoras láser y no todos los papeles aceptan este tipo de impresión. Les linkamos con una buena opción de papel.

Consumibles para imprimir

Así como se gasta papel en una oficina, también se gasta tinta. Este es otro de los recursos a los cuales debemos prestar mayor atención. Los consumibles para impresoras suelen ser costosos y si los tienes que reponer con mucha regularidad, el gasto se puede llegar ha hacer muy grande.

En este sentido, puedes optar por varias opciones. Primero es importante que evalúes qué necesitas imprimir y qué no. Puede que se trate de algo que puedas pasar por correo electrónico y que no sea necesario gastar ni papel ni tinta. También es importante descartar los gráficos si no son necesarios, ya que la tinta de color suele consumirse mucho más rápido.

Sin embargo, más allá de reducir la cantidad de impresiones, una gran estrategia es comprar consumibles remanufacturados y compatibles. Con este tipo de cartuchos puedes ahorrar mucho dinero porque tienen un costo menor que los originales, pero aun así ofrecen toda la calidad y la garantía necesaria. Estos consumibles los puedes encontrar en nuestra tienda www.a4toner.com.

Energía eléctrica

demasiado-friodemasiada-luzOtro de los recursos que más gastos genera en una oficina es la energía eléctrica. En una empresa existen muchísimos dispositivos que consumen energía, desde los ordenadores y las impresoras hasta las luces y la cafetera. Cada pequeño aparato suma un gasto que al final del mes y del año se convierten en un gasto exorbitante.

Para poder reducir gastos de energía eléctrica es importante implementar una política de ahorro energético. Aunque no lo creas, un pequeño gesto como apagar la pantalla del ordenador mientras vas a comer puede significar una gran diferencia. Pero no solo se trata de esto. Al terminar la jornada laboral procura apagar todos los aparatos electrónicos de la oficina como las impresoras, el fax y las luces.

Una buena idea es utilizar luces de bajo consumo como tubos fluorescentes. Estos son perfectos para las áreas que requieren mayor iluminación y que además deben estar encendidas durante más tiempo. Una gran ventaja de este tipo de luces es que son más duraderas. También puedes tratar de aprovechar al máximo la luz natural.

Climatización

La climatización de las oficinas es un problema que se ve reflejado en la factura de la luz. Sin embargo, es un recurso que hemos colocado aparte porque amerita especial atención. Muchas oficinas suelen ser un congelador. Su temperatura no ayuda a refrescar sino más bien a cambiar completamente el ambiente y esto trae como consecuencia un gasto innecesario.

Es importante que en verano la temperatura no suba de los 24º y en invierno de los 20º. Con estos niveles se consigue un nivel apto para el confort de los empleados de oficina y se reducen los gastos de energía.

Limpieza

Si hay un departamento que genera gastos constantemente ese es el de limpieza. Los insumos que se necesitan regularmente para mantener aseada las oficinas pueden generar un gasto extra que muchas veces no se hace evidente hasta que se analiza.

Muchas oficinas suelen tener sus proveedores. Y aunque la costumbre y la comodidad puede hacer que nunca te plantees un cambio, es posible que este gasto necesite revisión. Verifica si los precios que te ofrecen son realmente competitivos. Además, una buena estrategia puede ser hacer compras mensuales o anuales al mayor. De esta manera podrás tener un mayor ahorro.

Comunicaciones: teléfono y mensajería

Estos son dos aspectos importantes a los cuales se debe prestar atención en la oficina. Aunque no lo parezca, el teléfono puede generar grandes gastos a las empresas. Para reducir costes en este sentido es recomendable optar por una tarifa plana y si se pagan móviles de empleados, revisar aquellos que generen mayor gasto para limitarlos. Hoy día existen muchísimos recursos de comunicación gratuitos gracias al Internet, por ello es bueno valerse de estos para gastar menos.

El envío de cartas o pequeños paquetes a clientes o proveedores también genera muchos gastos. En este caso es conveniente reducir los envíos y utilizar un proveedor con tarifas más competitivas.

Los costos de producción, gastos generales y mantenimiento son los rubros a los cuales se debe prestar más atención dentro de una empresa. Reducir gastos es una buena manera de incrementar las ganancias, pero es importante no esperar a estar en crisis para buscar una forma de maximizar los recursos.

Ten en cuenta que aplicando estas pequeñas acciones podrás hacer una gran diferencia en el gasto mensual de la empresa.