Reducir gastos en la oficina

 Reducción de gastos. Esa es una frase que suele escucharse muy a menudo en los entornos empresariales. En las oficinas existen muchísimos gastos, y aunque algunos no lo crean, el salario de los empleados no es el mayor responsable de los gastos de una empresa. Si bien es cierto que la medida más popular en estos casos es el recorte de personal, debes saber que existen soluciones menos drásticas, y más gratificantes.

 

Hay numerosas opciones para reducir gastos de forma eficaz, sin tener que llegar a despedir parte del personal de la empresa. Entre los recursos materiales y la energía es mucho el dinero que se malbarata. Por ello es importante llevar un control sobre los gastos generales de la empresa para poder aprovechar cada uno de los recursos disponibles al máximo.

A continuación nombramos algunos de los recursos que generan más gastos en una oficina o local, y qué acciones puedes tomar para ahorrar en cada uno de ellos.

Papelería

En el mundo de las editoriales y del periodismo se habla frecuentemente de la muerte del papel. Esto se dice sobre todo por el rol que ha tomado la tecnología en esta era moderna. Sin embargo, para quienes trabajan en oficinas saben que la muerte del papel realmente está muy lejos. Cada día pueden llegar a usarse toneladas y toneladas de papel en todas las oficinas del mundo.

Sin embargo, este es uno de los principales puntos a cuidar si lo que se busca es reducir costes. Aunque el papel tiene un rol fundamental en el mundo empresarial y siempre será necesario, es fundamental reducir su consumo. El gasto de papel en las oficinas es muy elevado. Por ello es importante aplicar medidas respecto al uso de este.

Una recomendación es tratar de utilizar papel nuevo solamente cuando sea estrictamente necesario. Hoy día es común imprimir por ambas caras, así como aprovechar hojas sucias o que no han sido utilizadas por completo, para reutilizarlas.

A parte de reutilizar será bueno buscar un papel de calidad a buen precio. Decimos papel de calidad, puesto que en muchas oficinas se utilizan impresoras láser y no todos los papeles aceptan este tipo de impresión. Les linkamos con una buena opción de papel.

Energía eléctrica

Otro de los recursos que más gastos genera en una oficina es la energía eléctrica. En una empresa existen muchísimos dispositivos que consumen energía, desde los ordenadores y las impresoras hasta las luces y la cafetera. Cada pequeño aparato suma un gasto que al final del mes y del año se convierten en un gasto exorbitante.

Para poder reducir gastos de energía eléctrica es importante implementar una política de ahorro energético. Aunque no lo creas, un pequeño gesto como apagar la pantalla del ordenador mientras vas a comer puede significar una gran diferencia. Pero no solo se trata de esto. Al terminar la jornada laboral procura apagar todos los aparatos electrónicos de la oficina como las impresoras, el fax y las luces.

Una buena idea es utilizar luces de bajo consumo como tubos fluorescentes. Estos son perfectos para las áreas que requieren mayor iluminación y que además deben estar encendidas durante más tiempo. Una gran ventaja de este tipo de luces es que son más duraderas. También puedes tratar de aprovechar al máximo la luz natural.

Climatización

La climatización de las oficinas es un problema que se ve reflejado en la factura de la luz. Sin embargo, es un recurso que hemos colocado aparte porque amerita especial atención. Muchas oficinas suelen ser un congelador. Su temperatura no ayuda a refrescar sino más bien a cambiar completamente el ambiente y esto trae como consecuencia un gasto innecesario.

Es importante que en verano la temperatura no suba de los 24º y en invierno de los 20º. Con estos niveles se consigue un nivel apto para el confort de los empleados de oficina y se reducen los gastos de energía.

Limpieza

Si hay un departamento que genera gastos constantemente ese es el de limpieza. Los insumos que se necesitan regularmente para mantener aseada las oficinas pueden generar un gasto extra que muchas veces no se hace evidente hasta que se analiza.

Muchas oficinas suelen tener sus proveedores. Y aunque la costumbre y la comodidad puede hacer que nunca te plantees un cambio, es posible que este gasto necesite revisión. Verifica si los precios que te ofrecen son realmente competitivos. Además, una buena estrategia puede ser hacer compras mensuales o anuales al mayor. De esta manera podrás tener un mayor ahorro.

Comunicaciones: teléfono y mensajería

Estos son dos aspectos importantes a los cuales se debe prestar atención en la oficina. Aunque no lo parezca, el teléfono puede generar grandes gastos a las empresas. Para reducir costes en este sentido es recomendable optar por una tarifa plana y si se pagan móviles de empleados, revisar aquellos que generen mayor gasto para limitarlos. Hoy día existen muchísimos recursos de comunicación gratuitos gracias al Internet, por ello es bueno valerse de estos para gastar menos.

El envío de cartas o pequeños paquetes a clientes o proveedores también genera muchos gastos. En este caso es conveniente reducir los envíos y utilizar un proveedor con tarifas más competitivas.

Los costos de producción, gastos generales y mantenimiento son los rubros a los cuales se debe prestar más atención dentro de una empresa. Reducir gastos es una buena manera de incrementar las ganancias, pero es importante no esperar a estar en crisis para buscar una forma de maximizar los recursos.

Consumibles para imprimir

Así como se gasta papel en una oficina, también se gasta tinta. Este es otro de los recursos a los cuales debemos prestar mayor atención. Los consumibles para impresoras suelen ser costosos y si los tienes que reponer con mucha regularidad, el gasto se puede llegar ha hacer muy grande.

En este sentido, puedes optar por varias opciones. Primero es importante que evalúes qué necesitas imprimir y qué no. Puede que se trate de algo que puedas pasar por correo electrónico y que no sea necesario gastar ni papel ni tinta. También es importante descartar los gráficos si no son necesarios, ya que la tinta de color suele consumirse mucho más rápido.

Sin embargo, más allá de reducir la cantidad de impresiones, una gran estrategia es comprar consumibles remanufacturados y compatibles. Con este tipo de cartuchos puedes ahorrar mucho dinero porque tienen un costo menor que los originales, pero aun así ofrecen toda la calidad y la garantía necesaria. Estos consumibles los puedes encontrar en nuestra tienda www.a4toner.com.

Trucos para ahorrar con la tinta de la impresora

La impresora es un elemento imprescindible de casi toda oficina que se tercie. El uso que se hace de este elemento es cotidiano y diario, fundamentalmente en determinados departamentos (administración) y actividades (publicidad, marketing…). Ello hace que los costes que se generen en torno a ella sean elevados, tanto en lo que respecta a su mantenimiento como a su utilización.

 

En lo que respecta a esta segunda dimensión, una de las partidas más significativas es la que asume los costes en papel y, fundamentalmente en tinta, ya sea utilizada esta a través de cartuchos o de toners. Es por ello que en el ámbito de la organización se hace necesario contar con algunos trucos para conseguir ahorrar en el consumo de tinta en la oficina.

En primer lugar, es recomendable analizar las opciones de impresión y configurarlas de modo que el uso de tinta sea el más eficiente. Ello podrá hacer frente al principal objetivo de las impresoras cuando salen de la fábrica, que es imprimir en alta calidad, gastando ingentes cantidades de tinta.

Es por ello que se puede optar por configurar la impresora de menos que se consuma menos cantidad de tinta y de toner. Para ello, nada mejor que consultar el manual de la impresora (por lo que se deben guardar siempre). Si no lo tienes, no hay problema, la mayoría de equipos tienen sus funciones en los mismos lugares. Así, nada mejor que acudas al menú inicio del ordenador y luego a dispositivos e impresoras. Selecciona tu impresora y elije la opción ajustes de impresión.

A continuación constatarás que existen distintas posibilidades para ahorrar tinta: calidad de impresión, resolución, texto en negro, ahorro de toner. Siempre activa las opciones que supongan menor consumo de tinta y, por supuesto, ten activada la opción ahorro. Si

Como segundo indicador importante en este sentido, es capital que utilices tipografías especiales para ahorrar tinta, así como que te valgas de programas que te ayuden a reducir el consumo en este sentido, combinándolos entre sí, lo cual te ayudará a mejorar tus resultados.

Para seleccionar el tipo de letra más adecuado, es recomendable que utilices ecofont, una fuente con agujeros que permite ahorrar hasta un 50% del consumo de tinta que se hace convencionalmente. De igual manera, es interesante convocar a ecoprint en este post, ya que se trata de una aplicación que no solo reduce el consumo de tinta sino que también el nivel de ahorro al que estás llegando.

Por último, es interesante tener en cuenta las alternativas digitales, ya que no siempre se deben imprimir los documentos que se utilizan en la oficina. Para ello, nada mejor que decantarse por el formato PDF, que permite no solo la lectura de documentos sino llevar a cabo notas y comentarios que pueden ser analizados por otros usuarios.

Cómo ahorrar con la impresora en la oficina

Cómo ahorrar con la impresora en la oficina

Para muchas empresas la optimización de los costes de impresión resulta un objetivo que nunca llegan a cumplir. Ello se debe a que el propósito busca conseguir un ahorro para que, con menos dinero invertido en esta partida, las organizaciones obtengan el mismo resultado. Es por ello que a continuación vamos a hacer un recorrido por las distintas opciones con las que cuentan los negocios hoy en día para lograr este objetivo.

En este sentido, es interesante tener presente que para ahorrar en el uso de la impresora hay que buscar el ajuste de todos los costes que formen parte de este proceso: desde el consumo energético, hasta el papel, pasando por las distintas modalidades de impresión que se pueden llevar a cabo.

Consejos básicos

Así, en lo que respecta a los elementos básicos que se han de tener en cuenta para recortar el coste por página de la impresora destaca el ahorro energético de este aparato cuando se encuentra tanto en reposo como en hibernación. Estas dos posiciones son valores que no solemos tener en cuenta pero que resultan un coste notorio para nuestro bolsillo, sobre todo en el ámbito de la empresa, pues rara vez estas se apagan y terminan encendidas las 24 horas del día.

En el caso de las impresoras láser, el ahorro de energía también se ha de planear a la hora del precalentamiento que estos productos requieren antes de empezar a imprimir. Así, se trata de un ahorro que puede suponer hasta un 50% de la energía entre un modelo de impresora y otro, sobre todo, teniendo en cuenta el precio al que hoy en día se encuentra el kilovatio.

Otro de los básicos que todo negocio ha de tener presente es el ahorro del papel a través del uso de la impresión a doble cara. De esta manera la empresa consigue que este consumible se optimice en cada uso que lleva a cabo. En este sentido, además, se logra reducir el peso de los papeles que utiliza el profesional, así como el espacio que se utiliza para archivar tales documentos, como es el caso de las facturas.

En relación al ahorro del papel, otro truco que resulta imprescindible de poner en la práctica es el uso de las bandejas de entrada con diferentes tipos de papel. De esta manera las impresiones de consumo interno pueden utilizar papel reciclado mientras que las impresiones destinadas a los clientes y proveedores pueden elaborarse utilizando un papel en una calidad superior.

Elección del tipo de impresora

Por su parte, dentro de esta tipología de gastos hay que tener en cuenta si en la empresa se van a utilizar impresoras láser o por el contrario de inyección a tinta. Esta decisión es una de las más importantes que se tienen que tomar ya que, en general, si los documentos a imprimir son escasos y de pocas páginas, la decisión pasará por utilizar una impresora de inyección a tinta. Sin embargo, si la organización se caracteriza por necesitar imprimir tiradas largas de documentos, la opción de la impresora láser suele ser más efectiva.

Al respecto, el lector también debe tener en cuenta que los cartuchos xl ayudan a reducir hasta en la mitad el coste de la impresión de la tinta. Una decisión con la que además conseguirán una mayor autonomía, permitiendo imprimir más páginas por cartucho, lo que acerca el coste por página a las impresoras láser.

En paralelo, el ahorro de tinta también se puede alcanzar a través del uso de una tecnología de impresión más eficiente, de modo que la empresa puede imprimir un mayor número de páginas con la misma cantidad de tinta. Es por ello que las oficinas se pueden inclinar por utilizar impresoras que contengan cabezales de impresión con el ancho completo de la página, los cuales resultan más eficientes.

Asimismo, la elección de la impresora pasa por el uso de productos que lleven a cabo impresiones más duraderas que la media de sus competidoras. Estas son producto del uso de tintas de calidad, que hacen que se mantengan en buen estado a pesar de estar expuestas al sol o sufrir algún derrame de líquidos. Así, una mejor fijación de la tinta evita volver a imprimir el mismo documento en un lapso de tiempo reducido.

En el mismo sentido, si se revisan bien los documentos antes de enviarlos a la impresora, esta acción reduce las impresiones fallidas. Pero este objetivo también se puede lograr si se utiliza la vista previa de impresión, ya que con este breve paso se pueden descartar pequeños errores de formato que se hayan podido cometer.

Calidad e intervalos de la impresión

 La calidad de la impresión así como los intervalos que se utilicen para llevar a cabo este proceso también evitan el gasto innecesario de tinta. En esta línea, conviene tener en cuenta que si se selecciona una calidad de la impresión de manera ajustada a la calidad del texto, gráficos e imágenes, distinguiendo entre documentación de uso interno y las impresiones que se entregan al cliente, se puede ahorrar una cantidad considerada de tinta.

Relacionado con este aspecto se encuentra el uso de fuentes en las distintas impresiones. De hecho, saber elegir el tipo de letra más adecuada puede suponer un ahorro importante para la empresa. Así, la tipografía Garamond consume menos que la Times New Roman. De la misma forma, también se puede optar por las tipografías denominadas eco, que cuentan con perforaciones a pequeña escala de carácter imperceptible a partir de las cuales los usuarios pueden ahorrar una cantidad de tinta importante a lo largo del tiempo y de los usos.

Dentro de este apartado, asimismo, destaca el uso consciente de las impresoras, por lo que se ha de inculcar en la empresa el hábito de imprimir únicamente aquello que resulte necesario. Es por ello que cuando se imprime una página web se ha de seleccionar únicamente aquello que interesa, descartando anuncios y demás elementos innecesarios. Lo mismo sucede cuando se tiene que reproducir una hoja de cálculo, ya que lo recomendable es seleccionar el intervalo correcto.

Por último, dentro de este apartado también hay que tener presente que otro ejemplo de impresión innecesaria son los correos electrónicos que presentan advertencia de mensaje privado o disclaimer. Ello se debe a que legalmente tienen una utilidad limitada y el gasto de su impresión es un gasto innecesario.

Número de páginas

 Una de las formas más útiles de ahorrar en el consumo de las impresoras de la oficina se ubica en la reducción del número de páginas total que se imprimen en estos espacios. Así, para alcanzar este propósito muchas veces basta con establecer una clave de impresión que limite el uso de las impresoras y de los trabajos que en ellas tienen lugar.

En la misma línea se sitúa el establecimiento de cuotas de impresión. Sin embargo, estos han de ser realistas, para que no se perjudique con ellos la productividad de los empleados. Así, es suficiente con concienciar a los miembros de la empresa de que se debe enviar a la impresora solo aquello que requiere estar en formato papel.

Es por ello que muchas empresas optan, en la actualidad, por potenciar alternativas digitales al documento en papel. En esta línea, las más comunes son las que han sido convertidas en documentos PDF, ya que además de poder ser analizados en ordenadores, estos trabajos pueden ser utilizados en dispositivos móviles e ebooks, tanto para su lectura como para su corrección.

Además, el uso de dos pantallas evita tener que imprimir un documento con el que se vaya a trabajar, de modo que la primera sirve para visualizar y la segunda para trabajar. De hecho, dentro de esta opción incluso se pueden cambiar los formatos de las pantalla, de modo que el modo panorámico permitirá a los profesionales tener dos archivos de texto a modo completo, por lo que se evitará imprimir uno de ellos.

Te damos un link donde encontrarás todos los softwares y otras maneras para ahorrar en tinta. Reducir el consumo de tinta.

Políticas de impresión

 Por último, también la empresa puede mejorar sus ingresos a través del establecimiento de políticas de impresión. Así, se puede contemplar el gasto de la impresión como una inversión, si con ello se consiguen más clientes, aumentando a la vez el volumen de facturación. Esta política es consecuencia de los distintos documentos que se entregan, ya que los dosieres que llegan a los clientes pueden determinar una decisión clave para materializar una venta.

Una política similar es la que relaciona el gasto en impresión con la mejora de la productividad de los empleados. Así, si la empresa cuenta con impresoras más rápidas se evita que estos permanezcan una mayor cantidad de tiempo de pie esperando el documento que van a utilizar. De hecho, este lapso de tiempo también repercute en el cliente, pues en más ocasiones de las que se debería las empresas terminan dejándolos solos mientras que los empleados esperan a que se termine de imprimir un trabajo que se les va a mostrar a estos. Es por ello que estas prácticas pueden ser descartadas si se tiene a mano una impresora eficiente, con la que mejoran de manera indirecta su porcentaje de ventas.

 

Ten en cuenta que aplicando estas pequeñas acciones podrás hacer una gran diferencia en el gasto mensual de la empresa.